Funktionen, die Sie Zeit gewinnen lassen.

Was wäre, wenn Ihr Team für einen einzelnen Antragsprozess nur noch 5 anstatt 120 Minuten brauchen würde? Wenn Ihr Team 24x mal schneller arbeiten könnte?

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Nextfolder

Funktionen im Überblick

GENOPACE

Dokumenteneingang, Dokumente nachfordern, Kommunikation und Statusmeldungen. Nextfolder geht Hand in Hand mit GENOPACE.

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agree21DMS / agree21FCMS

Im Handumdrehen exportieren Sie Ihre Dokumente sicher und zuverlässig zu agree21DMS.

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Anfassen und loslassen

Die Nextfolder Benutzeroberfläche ist Ihr digitaler Schreibtisch. So einfach wie ihr Büro, nur 100% digital.

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Zusammenarbeit im Team

Dokumente und Akten allzeit zur Übergabe bereit. Spontane Krankheitsfälle und Urlaubsvertretungen sind kein Problem.

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Individuelle Aktenstruktur

Legen Sie pro Bankvorgang Ihre individuelle Aktenstruktur fest und bleiben Sie flexibel.

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Ansichten zum Durchsichten

Speichern Sie Ihre wichtigsten Ansichten für einen schnellen Zugriff und Überblick, jederzeit.

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Durchsuchen Sie die Vorgänge nach Namen, Vorgangsnummern oder anderen Parametern. Ergebnisse? Sofort.

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Was sich in welchen Vorgängen ereignet hat, sehen Sie auf einen Blick in den Benachrichtigungen.

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Wichtige Funktionen im Detail
Zu den FAQ

Heinz-Josef Brandt

„Im Rahmen der Digitalisierung…

… der Kreditakten und Prozesse ist Nextfolder ein wertvolles Tool zur papierlosen Kommunikation mit dem Kunden, sowie der gemeinsamen digitalen Weiterbearbeitung der Kreditanträge zwischen Markt und Marktfolge und der abschließenden Ablage in unserem Archivsystem. Vielen Dank für die professionelle Einführungsunterstützung.

Heinz-Josef Brandt,
Leiter Marktfolge Kredit
Volksbank eG Barßel – Bösel – Friesoythe

Funktionen im Detail

Essentiell für den Vertrieb mit Ihren Partnern

Hand in Hand mit GENOPACE

×

Gibt der Vertriebspartner neue Dokumente in der digitalen Unterlagenakte von GENOPACE frei, werden diese automatisch an Nextfolder übergeben und Ihr Mitarbeiter wird sofort über den Eingang informiert. Fehlende Dokumente können mit Nextfolder nachgefordert, geprüft und kategorisiert werden. Auch die Kommunikation und Statusmeldungen zwischen Ihrem Mitarbeiter und dem Vertriebspartner werden zentral in Nextfolder gebündelt. Die Ablage ins juristisches Langzeitarchiv erfolgt erst zum Schluss und auf Ihre Entscheidung hin. Mit der Schnittstelle von Nextfolder kann GENOPACE sowie EUROPACE angebunden werden, die gemeinsam die Produkte: BaufiSmart und KreditSmart über die Europace-Marketengine bereitstellen. 

Überblick und Zusammenarbeit

Alle zusammen, alle Vorgänge

×

Nextfolder passt sich Ihrem Workflow an. Wie Sie benachrichtigt werden wollen und nach welchen Kriterien Sie Vorgänge sortieren möchten, entscheiden Sie. Neben einer schnellen Freitextsuche bietet Ihnen Nextfolder die Möglichkeit Vorgänge individuell zu labeln und in der Übersicht danach zu filtern. So können Vorgänge mit z.B. „zur Genehmigung“-Label im Handumdrehen an Ihre Kollegen*innen übergeben werden. Natürlich wird jeder Arbeitsschritt im Vorgang revisionssicher protokolliert.

Bankindividuelle Aktenstrukturen

Ein Vorgang, verschiedene Aktenstrukturen!

×

Baufinanzierung, Privatkredit oder Gewerbekunden-Finanzierung?
Sie können nicht nur eine individuelle Aktenstruktur festlegen, sondern mehrere.
So viele Sie wünschen.

Upload

Unsortiert! Eingehende Dokumente effizient ablegen.

×

Laden Sie eigehende Dokumente ohne Aufbereitung in Nextfolder hoch. Drehen und markieren Sie einzelne Seiten kinderleicht und sortieren Sie sie diese in die passende Aktenstruktur.

Dokumente anfordern

Unterlagen fehlen? Einfach via Anschreiben nachfordern.

×

Während Sie den Vorgang bearbeiten, können Sie fehlende Dokumente im Vorgang einfach markieren. Nextfolder generiert für Sie daraus ein Anschreiben mit Fälligkeitsdatum, das Sie bequem per E-Mail weiterleiten können. Sobald die fehlenden Dokumente vom Kunden über den sicheren Link hochgeladen wurden, werden Sie direkt in Ihrer Vorgangsübersicht benachrichtigt.

agree21DMS / agree21FCMS

Sicher exportieren leicht gemacht.

×

Im Handumdrehen exportieren Sie Ihre Juristische Anforderungen (PDF/A oder TIFF)  sicher und zuverlässig in Ihr Archivsystem. Nextfolder informiert sie in der Vorgangsübersicht automatisch, sobald der Export erfolgreich abgeschlossen wurde.

Marc Jacobs

„Bevor wir uns für Nextfolder entschieden,…

… wurden unsere Kreditantragsunterlagen auf verschiedene Laufwerke abgelegt. Das Dateihandling war bisher unkomfortabel und ineffizient, vor allem die langen Ladezeiten waren zum Teil unzumutbar. Durch die Einführung von Nextfolder sind wir unserem Ziel: „Einen digitalisierten und vorgangsbasierten Workflow zu schaffen und dabei vorhandene Systeme sowie Schnittstellen weiterhin nutzen zu können“ näher denn je gekommen. Das Team von TriNext ist sehr freundlich und begleitete uns hervorragend über das gesamte Projekt. Vielen Dank für diese Unterstützung!“

Marc Jacobs,
Mitarbeiter Unternehmensentwicklung
Volksbank eG, Konstanz

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Einsatzbereiche von Nextfolder

Nextfolder wird überall dort eingesetzt, wo digitale Dokumente im Bankalltag bearbeitet werden. Die Bearbeitung erfolgt bis zum Abschluss des jeweiligen Sachverhalts in Nextfolder, die abschließende Archivierung inklusive Bearbeitungsvermerken, Metadaten etc. erfolgt in den Langzeit-Archivsystemen agree21FCMS/agree21DMS.

agree21FCMS und agree21DMS

In Nextfolder legen Sie „Fälle“ für die verschiedenen Einsatzbereiche an. Ein Fall beinhaltet jeweils eine eigene Aktenstruktur, die Sie zuvor in der Administration frei gestaltet haben. 

Beispiel: Sie können den Fall „Nachlassbearbeitung“ administrieren und in eigenen Kategorien genau diejenigen Formulare hinterlegen, die für dieses Anliegen benötigt werden. Somit existiert für genau diesen Sachverhalt eine sehr übersichtliche Aktenstruktur, die das korrekte Ablegen von Dokumenten in Ihrem Langzeitarchiv ermöglicht. Die Verknüpfung zu Ihrem Archivsystem funktioniert dabei durch die Angabe einer Ablage- oder Formularnummer für einen Dokumentencontainer in Nextfolder, unabhängig von der Kategorie.

Nextfolder ist für die Anliegen basierte Bearbeitung konzipiert. Dennoch setzen einige Banken Nextfolder auch für eine einfache Postverteilung ein.

Ja. 

Hinweis: Aus der prozessualen Perspektive sollten Sie die Workarounds zu diesem Vorhaben prüfen. Erste Fragen wie: „Wer entklammert, sortiert aus und scannt die Bestandsakten?“ müssen vorab geklärt sein. 

In Zusammenarbeit mit der Firma Exapture GmbH wird dieser Prozess weiter optimiert. Hier existiert eine Schnittstelle vom Scanner direkt ins Nextfolder-System.

Import von Dokumenten / Eingangskanäle

• GENOPACE / EUROPACE / BAUFINEX (BaufiSmart und KreditSmart)
• Via Upload-Link (Dracoon- bzw. agree21Doksharing-Account notwendig)
• Manueller Upload von einem lokalen bzw. Netzwerk-Laufwerk
• Scanner / MFP über die scan2nextfolder App der Firma Exapture GmbH

Ja. Innerhalb eines Vorgangs haben Sie die Möglichkeit, einen Upload-Link zu erzeugen und diesen Link dann Ihrem Kunden zur Verfügung zu stellen. Der Kunde lädt seine Dokumente über diesen Link direkt in den Nextfolder-Vorgang hoch.

Ja. Mit der intelligenten exapture API Integration können Eingangsdokumente direkt, einfach und schnell vom MFP in Nextfolder importiert werden. Besuchen Sie die Webseite zu scan2nextfolder für detailliertere Funktionen.

Ja. In Abhängigkeit von zugewiesenen Benutzerrechten.

Die Dateiformate PDF, JPG und PNG werden von Nextfolder automatisch konvertiert und stehen somit direkt in Ihrem Browser zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Andere Dateitypen wie Excel- oder Word-Dateien können in Nextfolder hochgeladen werden und stehen im Vorgang zum Download zur Verfügung.

Ja. Der Upload aus Drittprogrammen wie IBM Notes via Drag & Drop kann systemseitig unterbunden sein. Die Drag & Drop-Funktionalität hängt mit tief verwurzelten Berechtigungen auf dem verwendeten Computer zusammen, die die Verarbeitung von Dateien aus “fremden Programmen” durch den Mozilla Firefox Browser unterbinden. In diesem Fall muss der Anhang zwischengespeichert und anschließend durch den manuellen Upload nach Nextfolder übertragen werden.

Zuordnung der Dokumente

Nein. 

Hinweis: Nextfolder ist darauf ausgelegt, dem Sachbearbeiter die Kategorisierung so einfach wie möglich zu machen. In vielen Fällen ist diese Art der Bearbeitung effizienter, als die Fehlerquote einer automatischen Erkennung in der nachträglichen Überprüfung/Korrektur zu kompensieren. Einen Antrag mit beispielsweise 150 unsortierten Einzelseiten einer Personenmehrheit mit zwei Objekten können Sie in Nextfolder in unter 5 Minuten kategorisieren und so aufbereiten, dass die Dokumente an Ihr Archivsystem übergeben werden können.
Wurde der Antrag über die Schnittstelle mit GENOPACE eingereicht, wird die durch die digitale Unterlagenakte vorgenommene Dokumentenkategorisierung an Nextfolder übergeben und über eine Matchingtabelle an die Aktenstruktur Ihrer Bank übertragen.

Nein.

Nein.

Export ins Dokumenten Management System

Die Archivsysteme agree21FCMS und agree21DMS werden unterstützt.

Die Archivierung erfolgt direkt fallabschließend in agree21DMS.

Je nach Konfiguration von Afis und agree21FCMS sind die Formate TIFF (Schwarz/Weiß oder farbig) oder PDF/A (farbig) möglich.

Der Export nach agree21DMS erfolgt grundsätzlich als PDF/A (farbig).

Agree21FCMS akzeptiert Dokumente mit einer maximalen Dateigröße von 25 MB. Versuchen Sie einen Export aus Nextfolder auszuführen, bei dem eine Datei über diese Grenze überschreiten würde, bricht Nextfolder diesen Export ab. Sie können das entsprechende Dokument anschließend in mehrere Dokumente aufteilen und den Export erneut ausführen. Agree21FCMS bekommt von Nextfolder nie eine „zu große“ Datei. 

Ja.

Es können auch nach einem Export weitere Dokumente in den Vorgang hochgeladen werden, die dann in einem weiteren Export an Ihr Langzeitarchiv übertragen werden.

Pro Nextfolder-Aktenstruktur etwa 1 bis 2 Stunden Aufwand.
Die Zuordnung der einzelnen Nextfolder-Dokumente muss durch Sie hinsichtlich der Ablage ins juristisches Langzeitarchiv bzw. Formularnummern angepasst werden. Hinzu kommt eine technische Umstellung, die wir mit Ihnen gemeinsam durchführen und die ca. zwei Stunden in Anspruch nimmt.
Der gesamte Prozess der Umstellung wird von uns begleitet.

Bei der Eingabe von Kunden- oder Kontonummern führt Nextfolder eine Prüfziffervalidierung auf Basis der Bundesbank-Datenbank zur Fehlerreduktion durch. Ein Abgleich mit Ihrer Kundendatenbank aus agree21BAP findet aktuell nicht statt. Zur weiteren Reduktion von Fehlern wird es die Möglichkeit geben.

GENOPACE / EUROPACE Schnittstelle

• Antrags- und Vertriebsdokumente
• Antragsdaten
• Provisionsdaten
• Antragsstatus
• Vermittlerdaten
• Hinweise für Produktanbieter
• Voraussichtliches Bearbeitungsdatum
• Zuständiger Kredit-Sachbearbeiter auf der GENOPACE-Plattform
• Komplette Kommunikation zwischen Produzent und Vermittler

Ja. Über Finn werden Dokumente in GENOPACE in der digitalen Unterlagenakte bereitgestellt und stehen somit auch in Nextfolder zur Verfügung.

Die Schnittstelle agree21BAP-Vermittler übergibt die Dokumente der digitalen Unterlagenakte von GENOPACE in den Dokumentenspeicher von agree21DMS (agree21DMS-Vorstufe). Hier werden sie an fest definierte Ablagenummern übertragen. Zur fallabschließenden Archivierung muss jedes Dokument einzeln aufgerufen werden und mit Metadaten (Kunden-, Konto-, Objekt- und Sicherheitennummer) versehen werden. 

FCMS-Banken können die Dokumente aus der Schnittstelle lediglich herunterladen und manuell über den FCMS-Drucker archivieren. 

Die GENOPACE Schnittstelle zu Nextfolder geht weiter: Die in der digitalen Unterlagenakte von GENOPACE erkannten Dokumente werden von Nextfolder automatisch in der individuellen Aktenstruktur der Bank abgelegt. Sofern Dokumente spezifischer zugeordnet werden sollen als GENOPACE dies mit seiner Unterlagenakte tut, ist dies durch Drag and Drop in Nextfolder schnell erledigt. Auch können auf diesem Weg Dokumente, die en bloc aus der Unterlagenakte übertragen werden, z.B. Ausweisdokumente bei einer Personenmehrheit, aufgetrennt und beim Export jeweils an den Einzel-Personennummern archiviert werden. 

Dokumente können in Nextfolder mit weiteren Informationen angereichert werden, die beim abschließenden Export in das Langzeitarchiv übertragen werden, z.B. kann ein als Kontoauszug erkanntes Dokument mit dem Zusatz „Nachweis Fremdverbindlichkeiten“ oder „Eigenkapitalnachweis“ versehen werden, um ein schnelleres Auffinden im Archiv zu ermöglichen. Nur wenige Daten, wie z.B. Kundennummern, ggf. Konto- oder Immobiliennummern sind manuell zu erfassen, damit ein Nextfolder-Vorgang im Langzeitarchiv Ihrer Bank abgelegt werden kann. Als Nextfolder-Kunde haben Sie die Möglichkeit, den Dokumententransport nach agree21BAP zu deaktivieren. Aus GENOPACE freigegebene Dokumente werden dann ausschließlich an Nextfolder übergeben.

Administration und Sicherheit

Ja. In der Benutzerverwaltung von Nextfolder legen Sie Ihre Benutzer an, die Sie selbst erstellten Organisationseinheiten zuordnen.

Nextfolder verwendet ein Benutzerrollen-Konzept. Sie können beliebig viele Benutzerrollen anlegen, die beliebige Einzelkompetenzen beinhalten. Anschließend können die Sachbearbeiter einer oder mehreren Rollen ausgestattet werden und erhalten damit eine individuelle Menge von Einzelkompetenzen.

Ja. Ein Download (CSV-Datei) steht Ihnen jederzeit in der Benutzerverwaltung zur Verfügung.

Nachdem ein Vorgang in Nextfolder gelöscht wurde, werden auch alle Daten zu diesem Vorgang aus Nextfolder bzw. von den Servern gelöscht. Das betrifft neben den Dokumenten selbst auch alle Daten zum Anliegen (z.B. Kundendaten). Zur Nachvollziehbarkeit der Abrechnung wird die Nextfolder-Vorgangsnummer zusammen mit dem zuständigen Benutzer und der Anzahl an verbrauchten Seiten in Nextfolder gespeichert. Mit diesen Informationen kann durch die Stapelnummer der genaue Inhalt des Vorgangs in Ihrem Archivsystem nachvollzogen werden, ohne dass Nextfolder noch personenbezogene Daten hält. Auf Wunsch kann ein automatisches Löschen nach dem Erreichen bestimmter Status, z.B. dem erfolgreichen Export des Vorgangs ins Langzeitarchiv eingestellt werden.

Die Einschätzung muss in jedem Haus individuell getroffen werden. Es handelt sich unserer Einschätzung nach und der der meisten unserer Kunden bei dem Service Nextfolder um einen isolierten „sonstigen Fremdbezug“. Die operationellen Prozessaufgaben werden ausschließlich von Mitarbeiter*innen der Bank durchgeführt. Die Indizierung der Dokumente wird durch den Einsatz von Nextfolder lediglich technisch vereinfacht. Es handelt sich um eine Maßnahme der technischen Prozessoptimierung ohne Einbeziehung von Fremdleistungen in der Bearbeitung. Sie werden von uns eine entsprechende Bewertungshilfe zu diesem Thema erhalten.

Wie erfolgt die Einführung von Nextfolder

Ja. Wir bieten Ihnen gerne die Option, Nextfolder im Rahmen einer Teststellung auszuprobieren.

Wir richten Ihnen ein Ihren Account mit einer Muster-Aktenstruktur im Normalfall innerhalb von eines Werktages nach Ihrer Anfrage ein.

Nein. Wenn Sie sich für Nextfolder entscheiden, wird dieser Account direkt in die Pilotierungsphase überführt und bisherige Einstellungen (z. B. in der Benutzerverwaltung) werden übernommen.

Die komplette Einführung wird von der TriNext GmbH remote via online Konferenztool (GoToMeeting / Teams) begleitet, so dass keine Reisetätigkeit notwendig ist. Der Teilnehmerkreis wird jeweils bewusst sehr klein gehalten, um möglichst wenige Kapazitäten Ihres Hauses zu binden.

Der Einführungsprozess teilt sich im Wesentlichen in drei Punkte auf:

• Im Kick-Off-Meeting zur Basiskonfiguration werden organisatorische und prozessuale Einstellungen in Nextfolder vorgenommen und Sie lernen die Einstellungen in Nextfolder kennen. Dieser Termin dauert ca. anderthalb Stunden, Ihrerseits sind im Nachgang Arbeiten von etwa drei bis vier Stunden zu erledigen.

• Die technische Einrichtung dauert eine bis anderthalb Stunden.

• Der dritte Punkt ist das Erlernen der Funktionen von Nextfolder. Hierfür stellen wir Schulungsvideos von gut zwei Stunden zur Verfügung, deren Inhalt von Multiplikatoren Ihres Hauses mit Testdokumenten, die wir ebenfalls bereitstellen, in Ihrer Nextfolder-Instanz nachgestellt werden. In der Phase dieser Übungen sollten Fragen und Unklarheiten gesammelt werden, dann ein Reflexionstermin bei uns gebucht werden, wo wir diese Dinge besprechen und Lösungen aufzeigen werden. Danach sollten die Multiplikatoren ihr Wissen hausintern in die Breite bringen.

Die Erfahrung mit einer Vielzahl unserer Banken zeigt, dass der Einführungsprozess dieser drei Punkte etwa vier bis sechs Wochen Zeit in Anspruch nimmt.

Die Pilotierung von Nextfolder führen Sie grundsätzlich eigenständig durch. Sie werden während des gesamten Pilotierungsprozesses von uns begleitet und wir stehen Ihnen jederzeit für Fragen und Hilfestellungen zur Verfügung. Gerne besprechen wir in einem Erstgespräch auch weitere Möglichkeiten der Begleitung. Auch nach erfolgreicher Einführung unterstützen wir Sie, z. B. bei der Ausweitung des Nextfolder-Einsatzes auf weitere Geschäftsfelder.

Das kann zielführend sein. Im Rahmen der Erstgespräche stimmen wir die Einführungshorizonte nach Ihren Bedürfnissen mit Ihnen ab. Die enge Zusammenarbeit mit Ihren Ansprechpartnern bei GENOPACE ist hierbei für uns selbstverständlich.

Nextfolder wird als „Software as a Service“ (SaaS) angeboten. Sie erwerben eine unternehmensweite Lizenz, welche beliebig viele Anwender beinhalten darf. Ein Vertragsmuster können Sie bei uns anfordern.

Die Kostenstruktur berücksichtigt im Wesentlichen eine Skalierung nach Nutzungsintensität. Für eine individuelle Berechnung sprechen Sie uns gerne an.

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Nextfolder ist eine browserbasierte Anwendung mit dem Fokus der schnellen, papierlosen Bearbeitung von Eingangsdokumenten für Banken.

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